Binnen WVS is er een afdeling die ervoor zorgt dat álle informatie netjes wordt bewaard en weer makkelijk terug te vinden is. Van beleidsstukken tot foto’s en van personeelsdossiers tot digitale bestanden, dit team behandelt alles volgens de geldende wet- en regelgeving. Maak kennis met Documentaire Informatievoorziening (DIV)!
DIV i
s het archiefhart van WVS. Of het nu gaat om papieren documenten, e-mails, digitale bestanden of zelfs fysieke objecten: de collega’s van DIV zorgen ervoor dat alles goed wordt opgeslagen, geregistreerd en vindbaar blijft. En dat is geen kleine klus! Van inkomende post die zorgvuldig wordt geopend en geregistreerd, tot personeelsdossiers opslaan. Ook beheren ze het complete beleidsarchief, dat tot voor kort nog volledig op papier bestond.
Het team bestaat uit echte alleskunners. Onder leiding van Johan, hoofd DIV, zorgen Francien, Hennie, Patricia, Steve, Charlot, Marcel, Peggy en Jeannette ervoor dat de informatiestroom binnen WVS soepel blijft lopen. Zij zijn de stille krachten achter de schermen die ervoor zorgen dat collega’s vandaag, morgen én in de verre toekomst hun informatie kunnen terugvinden. En goed nieuws: sinds januari 2026 is een grote stap gezet richting digitaal archiveren!
Overstap naar digitale archivering
Voorheen archiveerden we nog op papier. Dat werkte, maar digitaal zijn we in staat onze informatie optimaal gestructureerd te beheren en daarmee ook beter vindbaar te maken. Daarom stapten we over op Optix: een modern en gebruiksvriendelijk systeem dat alles samenbrengt.
Peter Brock van Share-Effect, de organisatie die Optix ontwikkelt, licht toe: “Met Optix heeft WVS één overzichtelijke digitale plek voor alle belangrijke informatie. Dankzij de slimme AI-functie kun je zelfs een vraag stellen, waarna Optix zelf het antwoord opzoekt binnen de eigen informatieomgeving. En minstens zo belangrijk: de informatieomgeving voldoet aan alle eisen van de Archiefwet, de AVG en de Wet Open Overheid (WOO). Doordat het zo makkelijk werkt, is aanleveren, delen en terugvinden een fluitje van een cent. Dit is ook dankzij de logische inrichting die met de projectgroep is opgezet, de moderne techniek van het systeem én de gedrevenheid waarmee DIV informatie zorgvuldig registreert!”
Toekomstbestendig werken
De wet- en regelgeving rondom informatiebeheer wordt steeds strenger. Hoe we informatie vastleggen, bewaren en delen moet zorgvuldig en veilig gebeuren. De eerste grote stap was het digitaliseren van het beleidsarchief. Ondertussen werkte de projectgroep achter de schermen alvast aan het inrichten van deze nieuwe digitale informatieomgeving. Inmiddels werkt het DIV-team al volop met Optix en sinds 1 januari dit jaar is de overstap officieel een feit. Een flinke klus, maar nu is er één centrale digitale plek voor regelingen, beleid en andere belangrijke documenten.